Unternehmens-EDV

Vorwort

Ich kenne die EDV in Unternehmen aus der anderen Sicht, als Nutzer. Ich kenne EDV als wertvolles Werkzeug, wenn sie gut funktioniert, und als Quelle von Kosten und Frust, wenn sie nicht funktioniert.

EDV ist, wie die Werkhallen, oder die Büros, ein Spiegelbild des Unternehmens: Ordnung muss man schaffen; „schaffen“ im Sinne von arbeiten, aufräumen, „schaffen“ aber auch in dem Sinn, dass man etwas erzeugt, das vorher nicht da war, Dingen einen Platz zuzuweisen.

Hard- und Software

Die meisten Erwachsenen in Europa haben schon einmal einen Computer, eine Bildschirm und einen Drucker gekauft, und benötigen dafür keine Beratung. Auch mit dem Kauf und der Installation von Software sind die Meisten vertraut. Wenn Firmen ihre Mitarbeiter anderweitig sinnvoller einsetzen können, dann können sie diese Leistungen selbstverständlich zukaufen, aber um Rechner aufzusetzen braucht man in der Regel keine externe Unterstützung.

Etwas schwieriger wird es mit einem ergonomischen Arbeitsplatz, noch schwieriger wird es mit Netzwerk- und Serverkomponenten; da braucht man schon eher einen Rat, vor allem, da man längerfristige Entscheidungen trifft, und sich Gedanken um den Upgradepfad machen sollte: Was tut man, wenn Mitarbeiter dazu kommen, oder der Server zu klein geworden ist?

Viele EDV-Unternehmen scheinen sich zur Elektronischen Daten-Verarbeitung zu verhalten wie Baumärkte zum Handwerk: Die Baumärkte verkaufen Werkzeug und Material, und überlassen die handwerklichen Arbeiten ihren mehr oder weniger geschickten Kunden. In ähnlicher Weise verkaufen „EDV“-Unternehmen Hard- und Software, richten sie vielleicht noch ein, aber die Verarbeitung der Daten überlassen sie ihren oft fachfremden Kunden.

Schulungen

Ein Punkt, der leider oft vernachlässigt wird, in kleinen wie in großen Firmen, ist die Schulung der Mitarbeiter. Die Kosten dafür fallen jetzt an, und man sieht sie, der Nutzen dagegen entsteht erst später, und man sieht die Ersparnis durch flüssige Abläufe nicht. Wenn es nicht Vorschrift wäre, dann würden manche Firmen ihre Mitarbeiter wohl auch ohne Führerschein auf die Straße schicken, selbst dann, wenn es dadurch zu Unfällen kommt und die Kosten für die Reparaturen die Kosten für einen Führerschein um ein Vielfaches übersteigen, weil diese Kosten erst später entstehen, und man ihnen nicht mehr ausweichen kann. Kosten nach hinten verschieden ist etwas aber anderes als sparen.

Wobei so eine Schulung nicht teuer sein muss; wenn ein Mitarbeiter keine Serienbriefe verschickt, dann muss er auch nicht wissen, wie das geht. Gehört das aber zu seinen Aufgaben, dann hat sich eine Schulung wahrscheinlich schon nach einem Serienbrief amortisiert, weil es so viel schneller geht, als die Briefe alle einzeln „von Hand“ zu personalisieren.

Netzwerk

Sobald man zwei Arbeitsplätze hat, braucht man ein Netzwerk, und damit beginnt auch die Verwaltung der Zugangsrechte.

Wenn man wenige Arbeitsplätze hat, kann man den Drucker an einen Rechner anschließen, und für die Anderen freigeben. Aber was ist, wenn der Mitarbeiter nicht da, und sein Rechner ausgeschaltet ist? Mit den Daten besteht dasselbe Problem, und so setzen heute schon Familien einen kleinen Server, einen NAS sein, an den man auch den Drucker anschließen kann. Der NAS bleibt dann immer eingeschaltet, und man kann jederzeit darauf zugreifen. Zum Teil tun das sogar Einzelpersonen, wenn sie von verschiedenen Stellen auf ihre Daten und Geräte zugreifen wollen. In einer Firma werden diese Server dann schnell etwas größer.

Der Schutz des Netzwerks ein weiteres Thema: Man kann das Netzwerk dagegen schützen, dass sich Eindringlinge dort anmelden. Irgendwann nimmt man nicht einen einfache Firewall, sondern UTM. Da sitzt dann schon am Zugang zum Firmennetz ein Virenscanner. Gleichzeitig überwacht das Gerät, ob Rechner im Netzwerk Viren verschicken, und wehrt weitere Gefahren ab.

Heute haben auch externe Mitarbeiter Zugang zu Mail und Daten, sehen elektronisch den Terminkalender ein, bekommen Aufträge und schicken Arbeitsberichte zurück. Das muss auch verwaltet sein.

Manche setzen dafür die „Cloud“ ein, auch eine Art von Server, der eben von jemand Anderem betrieben wird. Dort muss man auch auf Datenschutz und Datensicherung achten. Vielleicht ist es besser, man richtet seine eigene Cloud ein.

Außenwirkung

Eine kleine Homepage, in der steht, wer man ist und was man macht, kostet im Unterhalt rund einen Euro pro Monat, und ist auch nicht teuer in der Erstellung. Etwas aufwändiger wird es, wenn man damit arbeiten will, aktuelle Stellenangebote einfügen, und von den bestandenen Prüfungen der Lehrlinge berichten. Dann sollte der Auftritt so gestaltet sein, dass man ihn ohne professionelle Hilfe ändern kann, beispielsweise über ein CMS wie Typo3.

Zur Außenwirkung gehört aber mehr: Das fängt mit dem „Corporate Design“ an, bei dem die Mails dann genauso gestaltet sind, wie die Briefköpfe, die Visitenkarten, die Merkblätter, die Fahrzeug-Beschriftungen, die Kleidung der Mitarbeiter und die Homepage.

Das geht damit weiter, wie Informationen zur Verfügung gestellt werden. So kann ein Fliesenleger Links auf Designseiten setzen, in denen die Wirkung von Farben besprochen wird, oder auf die unterschiedlichen Fliesenqualitäten. Vielleicht erscheint es auch günstiger, solche Fragen im Gespräch zu klären.

Daten

Die Hardware ist in der Regel das billigste, das Office-Paket kostet oft schon mehr als der PC, auf dem es installiert ist, und Branchenlösungen kosten noch einmal ein Vielfaches. Noch teurer sind die Daten: Man muss sich nur einmal vorstellen, welchen Aufwand man treiben müsste, wenn etwas Einfaches wie die Adressdatenbank verloren ginge, und man die Adressen aus den verschickten Rechnungen rekonstruieren müsste. Darum ist die Sicherung relevanter Daten unerlässlich, was nicht zweimal gespeichert ist, gilt als gelöscht.

Die Frage ist dabei nicht „Was kostet das?“ sondern „Was kostet es, wenn ich die Daten verliere?“ Die Fotos von der Firmenfeier mögen verzichtbar sein, und die Kataloge kann man wieder herunterladen, die meisten Daten hat man aber erzeugt, weil man sie braucht.

Dabei bieten sich versionierte Sicherungen an: Man hält noch eine Woche tägliche Sicherungen, einen Monat wöchentliche, und ein Jahr monatliche, oder was man eben für sinnvoll hält. Wenn man diese Sicherungen, mit entsprechendem Zugangsschutz zum Lesen ins Firmennetz stellt, dann können Mitarbeiter die Dateien, die sie versehentlich gelöscht haben, selber aus der Sicherung wieder herstellen.

Man sollte natürlich auch eine Sicherung außerhalb des Firmengeländes haben, ob das nun die Festplatte ist, die der Chef abends nach Hause nimmt und austauscht, oder der NAS, der in einer Filiale steht.

Datenschutz ist ein weiterer Punkt: Es gibt gesetzliche Vorschriften für den Schutz der Mitarbeiterdaten wie der Kundendaten, das BSI hat Informationen.

Neben der Sicherung ist die Integrität der Daten ein Thema. „Integrität“ bedeutet, dass die Daten richtig sind. Das ist nicht nur eine Frage der Speicherung, sondern auch eine Frage der Pflege. Es ist in Ordnung, wenn jeder Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz für sich einrichtet, auch elektronisch. Wenn aber jeder seine eigene Adressliste pflegt, und Adressänderungen bei Geschäftspartnern nicht mehr überall eingepflegt werden, oder dieselbe Arbeit mehrfach gemacht wird, dann sollte die IT-Abteilung etwas tun.

Ein anderer, häufiger Punkt sie die Formulare für Geschäftsbriefe, die bei jedem Mitarbeiter gespeichert sind, und die alle ein wenig anders aussehen. Auch Preislisten, die nicht aktualisiert werden, sind oft ein Thema.

Gesamt-System

Sicher ist IT ein „handwerkliches“ Geschäft: Man muss es halt machen, und man muss es können. Es müssen aber auch Entscheidungen getroffen werden, die die IT nicht treffen kann, ein unangenehmes aber notwendiges Geschäft für den Chef.

Das oben erwähnte Formularwesen ist das so ein Punkt, schon alleine das Wort „Formularwesen“: Selbst wenn man Rechnungen auf die Blöcke schreibt, die man im Schreibwarenhandel kauft, sind das Formulare, die gewissen Kriterien entsprechen müssen; Rechnungen müssen beispielsweise eine fortlaufende Nummer haben und auf Geschäftsbriefen gibt es Pflichtangaben. Diese gelten übrigens auch für E-Mails. Aber auch aus betrieblicher Sicht gibt es Anforderungen: Ab einer gewissen Betriebsgröße müssen auf Bestellungen Kommissionsnummern angegeben sein, um die Waren einem Auftrag zuordnen zu können, bei noch größeren Betrieben arbeitet man mit Bestellungsnummern, die über ein Warenwirtschaftssystem zugeordnet werden.

Das Thema geht dann weiter mit der Beschriftung der Waren, mit Konstruktionszeichnungen, Arbeitsanweisungen, Lieferscheinen und Abrechnungen. Sicher, man braucht nicht für alles ein Formular, aber wenn man dieselbe Funktion immer wieder braucht, dann kann eine Vorlage die Arbeit erleichtern. Dabei geht es nicht darum, alles vorzuschreiben, sondern darum, dass man sich überlegt, wer welche Informationen braucht. Dabei stellt man dann immer wieder fest, dass gar nicht so genau geklärt ist, wer welche Aufgaben hat. Das ist dann ein Punkt, an der Informationstechnik die Fehler aufweist, die der Chef lösen muss. Stellt er sich dieser Aufgabe, dann spart das viel Herzeleid, Kompetenzgerangel und Geld.

Da geht es beispielsweise um Urlaubsvertretungen: Wenn der Werkstattmeister die Sekretärin vertritt, dann braucht er Einweisung in die Ablage, damit er Informationen auch findet, elektronisch und auf Papier. Wenn er Mails beantworten soll, dann muss er das Mailprogramm bedienen können, wenn er auch Angebote schreiben soll, dann muss er auch das Warenwirtschaftssystem beherrschen, oder was immer man für die Angebote verwendet. Da ist dann die Frage, ob man die Schulung bezahlt, die dann nicht oft genutzt wird, oder ob die Kunden warten müssen, ganz egal wie dringend sie das Angebot brauchen. Das sind Entscheidungen, die die IT dann umsetzt, aber das Management treffen muss.

Wenn der Werkstattmeister Aufgaben am Rechner hat, dann braucht er einen Zugang zu einem Rechner mit einem eigenen Kennwort. (Häufig hat er den sowieso.) Es muss dann auch geklärt sein, wie er an die Mails kommt: Werden sie an ihn weitergeleitet, wenn die Sekretärin im Urlaub ist? Wird nur eine Antwort an den Kunden geschickt, dass er sich in dringenden Fällen an einen anderen Ansprechpartner wenden kann? Oder erhält der Meister Zugang zu den Mails des Sekretariats? Dann gehört das auch so kommuniziert, und man nennt die Adresse vielleicht gleich besser „Sekretariat“ als „Sonja Müller“. Oder man hat beides.

Wenn man sich nicht um diese Dinge kümmert, dann werden Kennworte weitergegeben, zum Teil kleben sie auf gelben Zetteln am Bildschirm. Das ist so, wie wenn man den Schlüssel an einem Strick neben die Tür hängt: Entweder brauche ich da ein Schloss, oder ich brauche es nicht. Manchmal werden Mitarbeiter im Urlaub angerufen, weil man Informationen nicht findet, oder sie ihre Aufgaben niemandem übergeben konnten, weil kein Stellvertreter festgelegt war. Zum Teil werden private Mailadressen für betriebliche Aufgaben verwendet, und dergleichen mehr. Das alles produziert Durcheinander, Kosten, noch mehr Verdruss, und eben auch eine schlechte Außenwirkung.

Wenn Handwerksbetriebe pleite gehen, dann liegt das selten an schlechter Arbeit. Das liegt zum einen daran, dass Kunden ihre Rechnungen nicht bezahlen, manchmal, weil sie selber zahlungsunfähig sind, und zum anderen an schlechter Organisation. Die IT kann hier vielleicht nur Nachkalkulationen zur Verfügung stellen, eine Terminplanung und Informationen über die zu erwartenden Kosten, die Entscheidung muss dann ein Mensch treffen. Aber wenn er die Informationen hat, die er braucht, und die deshalb eine Pönale nicht zahlen muss, weil sie rechtzeitig fertig geworden ist, dann kann man davon viel IT bezahlen.

Gewachsene Systeme können diese Informationen oft nicht liefern. Irgendwann passt der Betrieb ja auch nicht mehr in die alte Halle, und wenn man eine neue sucht, dann fragt man zuerst, wie viel Platz man braucht, und dann, was es kostet; bei der IT sollte es auch so sein.

Schlussbetrachtungen

Es ist sicher richtig und normal, dass Unternehmen Daten selber verarbeiten, wie sie auch handwerkliche Arbeiten selber ausführen; man muss kein Maler und Lackierer sein, um den Gartenzaun anzustreichen. Aus eigener Erfahrung kenne ich den Unterschied zwischen fachlich korrekter Arbeit, und unfachlich ausgeführter; es hat seinen Grund, dass es es den Wert eines Fahrzeugs erhöht, wenn es „Scheckheft gepflegt“ ist, obwohl die anderen doch auch fahren.

Ich weiß nicht, in wie weit das ein Markt ist: Bedarf besteht sicher, aber ich weiß nicht, wie viele Unternehmen sich den Kosten für die EDV und den Anforderungen an das Management stellen wollen.

Stand: 22.03.2017